Khi bạn có quá nhiều thứ phải làm

Bình luận Phong Trần • 22:29, 30/03/20

Hãy phân loại và sắp xếp các việc theo thứ tự ưu tiên...

Bạn đang có quá nhiều các công việc, chồng chất và đầy áp lực? Có quá nhiều các dự án quản lý, thư điện tử và một danh sách các công việc cần làm trong nhiều ngày. Bạn trở nên hoảng loạn và nghĩ cách làm thế nào để hoàn thành tất cả trong khi có quá nhiều thứ cần phải giải quyết. Đừng quá lo lắng, chúng tôi sẽ mách bạn các bước để có thể giải quyết các công việc một cách dễ dàng và tiện lợi.

Bước thứ nhất: Phân loại, sắp xếp

Cho dù bạn chỉ mới bắt đầu một ngày của mình, hay đang trong tình trạng hỗn loạn của công việc, bạn chỉ cần có một chút tỉnh táo, đó là bước đầu tiên mà bạn cần phải làm trong chế độ phân loại, sắp xếp công việc của mình.

Phân loại, là cách sắp xếp hỗn loạn theo thứ tự ưu tiên: Những gì cần phải làm ngay tức thì, những gì cần phải làm hôm nay, những gì cần phải làm trong tuần này, và những gì có thể chờ đợi? Bạn có thể căn cứ vào sự cấp bách cũng như công việc nào có ý nghĩa và quan trọng hơn.

Đây là những gì bạn có thể làm:

  1. Chọn ra những điều cần phải làm ngày hôm nay. Hãy bắt đầu bằng một danh sách những điều bạn sẽ làm hôm nay. Đó có thể là những nhiệm vụ quan trọng đối với các dự án lớn, các nhiệm vụ khẩn cấp có thể dẫn đến thiệt hại nếu bạn không hành động, hoặc các việc nhỏ hơn mà bạn thực sự cần quan tâm hôm nay như trả lời các tin nhắn quan trọng. Hãy nghiêm khắc và cố gắng bỏ đi càng nhiều việc càng tốt; chỉ nên để lại 5 việc cần làm nếu có thể.
  2. Đẩy một số việc vào ngày mai và những ngày khác còn lại trong tuần. Nếu bạn có hạn chót có thể lùi lại (hoặc rời lại), hãy làm điều đó. Phân bố công việc trong tuần hoặc thậm chí vào tuần tới. Những việc gì phải được thực hiện vào ngày mai? Điều gì có thể chờ đợi một hoặc hai ngày nữa?
  3. Loại bỏ những gì bạn cho là không cần thiết. Điều đó đơn giản là không trả lời một số tin nhắn mà bạn cho là không cần thiết. Cũng có thể bạn sẽ phải nói với một số người rằng bạn không thể đảm nhận dự án này hoặc bạn phải từ chối những việc bạn đã cam kết phải làm. Vâng, điều này thật khó chịu. Còn bây giờ, chỉ cần đưa chúng vào một danh sách có tên là “Không nên làm” và lập kế hoạch để tìm ra cách giải quyết chúng sau này.

Và bây giờ, bạn đã có một khoảng trống và một danh sách cần sắp xếp. Hãy cố gắng thu nhỏ nó hơn nữa và chọn lấy một việc.

Bước thứ hai: Tập trung vào một công việc

Trước một rừng các công việc quan trọng đang cần làm, thật khó để bạn có thể chọn và tập trung vào một công việc nào đó cụ thể. Nhưng đó chính xác là những gì bạn cần làm

Khi bắt đầu chọn một công việc và cố gắng tập trung vào nó, bạn sẽ thấy sự thay đổi:

  1. Chọn một việc để tập trung vào. Nhìn vào danh sách đã phân loại. Nếu bạn có năm đến sáu điều trong danh sách ngắn này, bạn có thể đánh giá xem có bất kỳ điều gì thật sự khẩn cấp không, có thời gian giới hạn mà bạn cần quan tâm hay không. Nếu có, hãy chọn một trong số chúng. Nếu không, hãy chọn một công việc mà bạn cho rằng quan trọng nhất trong danh sách mà bạn đã đặt ra
  2. Ngưng làm mọi thứ khác. Hãy đóng tất cả các trình duyệt, tắt thông báo và tất cả các ứng dụng trên điện thoại không mà không có sự liên quan nào đến các công việc của bạn.
  3. Đặt mình vào công việc và toàn tâm thực hiện nó. Hãy nghĩ về nó như một công việc mình phải làm, buông bỏ những thứ khác và tập trung triệt để vào đó.

Khi bạn đã hoàn thành công việc (hoặc sau ít nhất 15 đến 20 phút sau khi bạn bắt đầu), bạn có thể cho phép mình chuyển sang công việc khác

Bằng cách làm toàn tâm vào điều đó, bạn đã bắt đầu một sự thay đổi sẽ dẫn đến sự tập trung và tỉnh táo.

Bước thứ ba: Sắp xếp thời gian để có thể đơn giản hóa các công việc

Bạn vẫn còn nhớ danh sách những việc '' không nên làm'' ở trên ? Hãy dành thời gian trong tuần để lên lịch để giảm bớt các công việc khác của bạn, học cách nói không với mọi người, thoát khỏi các cam kết và loại bỏ các danh sách mang tính nhiệm vụ để bạn có thể lấy lại tinh thần.

Có rất nhiều điều nhỏ nhặt mà bạn có thể từ chối thay vì ''vâng'' ngay tắp lự. Đó có thể là lý do dẫn đến sự quá tải của bạn. Hãy ưu tiên, bảo vệ những công việc quan trọng hơn của bạn, dành thời gian nghỉ ngơi, cân bằng lại tâm thái và học cách từ chối với những việc không thực sự quan trọng.

Hãy sắp xếp thời gian của mình để đơn giản hóa các công việc ngay hôm nay hoặc sớm nhất có thể.

Bước thứ tư: Thực hành tập trung sự chú tâm

Hãy trải qua phần còn lại công việc của một ngày với thái độ tập trung, chú tâm nhất có thể. Có nghĩa là bạn chỉ nên làm một công việc trong một thời điểm nhất định để có thể tập trung tinh thần hết mức có thể.

Hãy nghĩ về nó với một tâm thái rộng mở. Một cách mới để có thể tồn tại

Khi bạn thực hành tập trung sự chú tâm, bạn sẽ học cách thực hành mọi việc với một trái tim rộng mở, với sự tò mò và lòng biết ơn, và thậm chí với niềm vui. Hãy thử từng cái một khi bạn có thể thực hiện từng nhiệm vụ trong danh sách ngắn của mình.

Bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ không bị quá tải nhưng mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành một cách hoàn hảo vào thời điểm đó

Vậy còn lý do gì nữa mà bạn không thử áp dụng ngay những cách này, nó sẽ giúp cuộc sống của bạn trở nên đơn giản và tươi mới hơn.

Leo Babauta là tác giả của sáu cuốn sách và là tác giả của cuốn “Zen Habits”, một blog có hơn 2 triệu người đăng ký. Truy cập ZenHabits.net

Phong Trần
- Theo The Epoch Times.

Sức khoẻ