Việc hoàn thành mọi thứ trong danh mục các việc cần làm đôi khi rất đơn giản khi bạn biết và áp dụng các chiến lược phù hợp.
Kịch bản dưới đây có vẻ rất quen thuộc với bạn. Vì nó dường như diễn ra với tất cả chúng ta và diễn ra hàng ngày.
Bạn bắt đầu một ngày với mục tiêu hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm của mình, và đã chuẩn bị sẵn sàng cho khởi đầu này. Nhưng rồi không biết bằng cách nào đó, bạn đã không đạt được được mục tiêu đã đề ra - bạn đã “lạc trôi” vì những sao nhãng.
Mạng xã hội, email, tin nhắn hoặc các kiểu gián đoạn khác đang cản trở bạn, và khi bạn nhận ra được điều đó thì lúc này đã là giữa buổi chiều. Bạn thường tự hỏi mình đã làm được gì khi một ngày dường như đã trôi qua!
Điều này không những thường xuyên xảy ra đối với tất cả mọi người, mà còn là một vấn đề đặc biệt nghiêm trọng khi bạn tự kinh doanh hoặc đang làm việc tại nhà (work from home).
Có một sự thật là “không phải bạn bận rộn thì có nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả”, và trên thực tế có lẽ bạn càng bận rộn thì lại càng kém hiệu quả.
“Bận” có nghĩa là bạn có một lịch trình dày đặc, nhưng bạn chỉ có thể giải quyết được một số ít trong danh sách ấy. Mặt khác, khi bạn làm việc hiệu quả, dẫu có đôi chút bận rộn, nhưng bạn đang hoàn thành nhiệm vụ và tiết kiệm tối đa thời gian của mình.
Vì vậy, điều gì đang ngăn trở bạn trong việc biến bận rộn trở nên hiệu quả? Đó là sự Mất tập trung! Theo nghiên cứu, một người trung bình cứ tám phút lại bị gián đoạn một lần!
Hãy suy nghĩ và áp dụng kết quả của nghiên cứu này — chẳng hạn, khoảng bao lâu bạn kiểm tra điện thoại của mình một lần? Có thể là khoảng 15 phút/lần hoặc lâu hơn. Với rất nhiều phiền nhiễu phải giải quyết, rất khó để làm việc hiệu quả, nhưng vẫn có cách.
Hãy tham khảo 6 chiến lược rất hữu hiệu dưới đây để giúp bạn nâng cao năng suất và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày.
-
Bám sát Giờ làm việc
Khi bạn tự kinh doanh, bạn có thể đề ra lịch trình của riêng mình. Điều này mang lại sự tự do tuyệt vời, nhưng nó cũng có thể gây ra vấn đề, nếu bạn không quyết tâm thực hiện nghiêm túc lịch trình ấy - ranh giới ấy rất mong manh.
Để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng, hãy cân nhắc tạo cho mình những giờ làm việc cố định — những khung giờ thật sự phù hợp với bạn. Điều này sẽ giúp bạn có trách nhiệm với chính công việc của mình, để khi đúng giờ làm việc mà bạn đã chọn, bạn phải sẵn sàng bắt tay vào việc.
Ngoài ra, hãy gắn nhãn cho các công việc không liên quan đến danh mục công việc mà bạn cần hoàn thành trong ngày, chẳng hạn như các cuộc hẹn với bác sĩ hoặc việc lặt vặt.
Hãy gọi đó là các hoạt động “không cần có mặt tại văn phòng”. Chính điều này sẽ giúp bạn tận dụng được nhiều thời gian hơn trong ngày của mình, vì khi bạn biết phân loại tính chất công việc, bạn sẽ dồn mọi tâm trí tập trung vào nhiệm vụ quan trọng trước mắt.
-
Thông báo “Giờ quyền lực”
Nếu bạn có một nhiệm vụ hoặc dự án lớn hơn cần phải hoàn thành, nhưng bạn vẫn tiếp tục trì hoãn, hãy dành một giờ để hoàn thành nó.
Đặt hẹn giờ, treo thông báo trên cửa để những người xung quanh biết mà sẽ không làm phiền bạn, đặt điện thoại ở chế độ “không làm phiền” và tắt thông báo email mới. Như vậy, sẽ không có gì khiến bạn phân tâm và bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định để giải quyết công việc này một cách hiệu quả.
-
Đặt thứ tự ưu tiên cho công việc
Khi bạn đang cố gắng hoàn thành những việc trong danh sách việc cần làm của mình, hãy đặt ra 3 mức độ ưu tiên khác nhau cho chúng vào mỗi ngày.
Công việc phát sinh là những “tảng đá lớn” thường cản trở bạn hoàn thành công việc. Chúng thường khiến bạn đi chệch hướng. Nhưng hãy giải quyết những việc gấp nhưng không quan trọng này.
Thay vào đó, hãy cố gắng hoàn thành những việc lớn, có độ ưu tiên cao hơn, trước khi bạn xử lý những việc nhỏ hơn và có mức độ ưu tiên thấp hơn. Đây là cách bạn đảm bảo rằng bạn sẽ có ít nhất một mục chính được gạch tên khỏi danh sách công việc cần làm!
-
- Chúng ta thường rất dễ lãng phí thời gian mà không hề nhận ra (Ảnh: xframe)
-
Thiết lập các khung thời gian cho các nhóm công việc
Thiết lập các khung thời gian cho từng nhóm công việc là một công cụ thực sự hữu ích mà bạn có thể sử dụng, để có thể tận hưởng nhiều thời gian rảnh hơn trong ngày của mình.
Nếu bạn thiết lập và chỉ định các khung thời gian nhất định cho các hoạt động nhất định, bạn sẽ biết chính xác khi nào cần giải quyết từng công việc và trong bao lâu.
Mỗi buổi sáng, hãy lên kế hoạch một ngày của bạn theo từng khoảng thời gian và sau đó cố gắng hết sức để bám sát kế hoạch. Nếu bạn đi chệch hướng, bạn luôn có thể điều chỉnh và bổ sung những gì bạn đã bỏ lỡ vào ngày hôm sau.
Bạn cũng có thể cân nhắc, điều chỉnh lại việc phân chia thời gian như là sắp xếp các hoạt động tương tự, chẳng hạn như các cuộc họp và cuộc hẹn, gần nhau. Nhóm các nhiệm vụ theo cách này cực kỳ hiệu quả cả về mặt hiệu suất và thời gian.
-
Nghỉ giải lao
Không ai có thể làm việc mà không cần nghỉ ngơi. Điều tối quan trọng là phải lên lịch nghỉ trong ngày để tránh bị kiệt sức.
Nếu bạn không thể sắp xếp thời gian tập thể dục trong ngày, hãy dành 15 phút trong giờ ăn trưa để đi dạo, hít thở không khí trong lành để giảm bớt những căng thẳng. Bạn sẽ trở lại công việc với cảm giác sảng khoái, tràn đầy năng lượng và sẵn sàng bắt tay vào việc.
Hãy dành ít phút để nghỉ giải lao và đều đặn theo chu kỳ mỗi ngày.
-
Ngăn chặn sự phân tâm
Chúng ta thường rất dễ lãng phí thời gian mà không hề nhận ra. Để biết bạn có thể mất thời gian quý giá ở đâu, hãy theo dõi thời gian bạn dành cho mạng xã hội và email. Bằng cách ghi nhật ký thời gian, bạn sẽ có thể xác định những điều gây sao lãng lớn nhất của mình — và sau đó hạn chế chúng! Hãy thử các mẹo sau:
- Bật chế độ “không làm phiền” hoặc chế độ “máy bay” trên điện thoại của bạn để thông báo không bật lên.
- Để điện thoại của bạn trong một phòng riêng biệt khi bạn thực sự cần tập trung.
- Đóng tất cả các cửa sổ trên máy tính không liên quan đến công việc hiện tại của bạn, bao gồm cả email.
- Khi bạn biết điều gì đang khiến bạn dễ sao nhãng công việc của mình, bạn sẽ rất dễ dàng điều chỉnh và quản lý nó.
Nếu bạn muốn đạt được nhiều thành tích hơn và luôn hoàn thành công việc mỗi ngày, bạn phải cam kết với chính mình rằng sẽ làm việc hiệu quả chứ không chỉ là tạo cho mình cảm giác bận rộn. Bằng cách sử dụng 6 chiến lược trên, bạn sẽ hoàn thành được nhiều mục công việc hơn trong danh sách việc cần làm của mình, và bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi “Ngày của mình lại trôi đi đâu rồi nhỉ?”.
Hoa Long
Theo The Epoch Times
